企事业单位通过对在线视频会议的应用，则可以大幅度降低政府与企业的差旅费用，同时可以大幅度提高企事业单位的办公效率。正是因为如此，目前在企事业单位中，视频会议系统占据着尤为重要的地位所在。随着信息化技术的不断发展，不同的行业群体，相应的功能需求有所不同。例如：在对会议系统进行使用时，相应的背景、条件、模式以及常用功能等，可以根据用户实际需求，进而提供定制化服务，拓展会议系统的应用领域。而在日常使用过程当中，为确保会议系统的效能，则需要明确它的优越性。
其一、在进行使用之前，则需要对系统用户进行分析。目前会议用户群体，主要可以分为四类。传统的视频会议用户，主要是政府部门及垄断性质的大型行业用户。例如：金融机构、电信机构等。潜在需求强劲，不具备政府背景的大型企业用户。中小企业用户以及，小型、微型企业用户等。
其二、则应该要明确行业用户的相应区别，伴随着市场竞争日趋激烈，对于企业用户来说，信息传递要求更强，原有的观点会有所转变。视频会议系统将不再是一种花型应用，将会是企业提升核心竞争力的必须设备之一。对于一些大型及中型企业用户来说，在对视频会议系统采购时，最大的特点是，所使用的系统安全性强，质量好，运行稳定。而且有些企业用户，还会根据自身独特的需求，制定相应的功能。
其三、随着视频会议系统功能的不断完善，该系统已经由单纯的会议用途，应用到远程教育、远程医疗、远程应聘等诸多行业。为确保视频会议的清晰度，此时就需要使用到4K摄像头。